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1、PO : Purchase Order，订单　　1．客户询盘：　　一般在客户下Purchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。

2、　　2．报价：　　业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroforma Invoice 给客户做正式报价。

3、　　3．得到订单：　　经过洽谈，收到客户正式的订单Purchase Order。

(资料图片)

4、　　4．下生产订单：　　得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。

5、　　5．业务审批：　　业务部收到订单后，首先做出业务审核表。

6、按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。

7、合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。

8、审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。

9、如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。

10、合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。

11、　　6．下达生产通知：　　业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：　　6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。

12、　　6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

13、　　6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。

14、　　7． 验货：　　7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

15、　　7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。

16、　　7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。

17、确定后将验货时间通知工厂。

18、　　8．制备基本文件:　　工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。

19、　　9．商检：　　如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。

20、而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。

21、应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

22、　　10． 租船订仓：　　10.1．如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。

23、应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。

24、应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。

25、　　10.2．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。

26、经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。

27、如客人不同意时要另选客人认可的船公司。

28、开船前两周书面定仓，程序同上。

29、　　10.3．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。

30、拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。

31、　　10.4．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。

32、　　11． 安排拖柜：　　11.1．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。

33、拖车公司应选择安全可　　靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。

34、要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。

35、如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。

36、并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等　　11.2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

37、　　11.3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。

38、要求工厂装柜后一定要记住上封条。

39、　　12．委托报关：　　在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。

40、通常要给报关留出两天时间（船截关前）。

41、委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。

42、　　13． 获得运输文件：　　13.1． 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。

43、补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。

44、　　13.2． 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。

45、仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。

46、如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。

47、　　13.3． 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。

48、支付运费应做登记。

49、　　14． 准备其他文件：　　14.1．商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。

50、发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。

51、发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。

52、L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。

53、如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。

54、　　14.2．FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。

55、需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。

56、未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。

57、经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。

58、　　14.3．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。

59、可在发货之后不太长的时间内补办。

60、如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。

61、　　14.4．装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。

62、有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。

63、　　14.5．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。

64、要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。

65、按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。

66、要显示唛头和箱号，以便于客人查找。

67、装箱单的重量，体积要于提单相符。

68、　　15．交单：　　15.1．采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。

69、　　15.2．采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

70、　　15.3．如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。

71、拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

72、　　16．业务登记：　　每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。

73、　　17．文件存档：　　所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

74、　　18．单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线等信息，为业务员报价提供帮助。

75、　　二、工令单是一种文件或排程,授权制造单位制造特定数量产品。

76、请购单就是申请购物计划单。

本文分享完毕，希望对大家有所帮助。